Printworkflow Optimaliseren: Zo Bespaar je op Toner en Tijd

Veel bedrijven printen meer dan nodig, op de verkeerde printers, met de duurste toner. Dat kost geld. Niet een beetje – sommige bedrijven betalen twee keer zoveel als nodig.

De Times Journal ontdekte dit ook. Door hun printworkflow aan te pakken besparden ze significant op zowel tijd als kosten. Het principe is simpel maar wordt veel te weinig toegepast.

Wat is een printworkflow en waarom maakt het uit?

Een printworkflow is hoe documenten door je organisatie gaan van digitaal naar papier. Wie print wat, op welke printer, in welk formaat, wanneer.

Zonder beleid: iedereen print op de dichtstbijzijnde printer, altijd kleur, altijd A4, altijd single-sided. Dat is de duurste optie.

Met beleid: documenten gaan naar de juiste printer voor de juiste taak. Interne memo in zwart-wit. Klantenpresentatie in kleur op de hoofd-printer. Verschil per jaar: honderden euro’s voor een klein kantoor, duizenden voor een middelgroot bedrijf.

Vijf manieren om je printworkflow te optimaliseren

1. Centraliseer high-volume printing

Kleine desktop-printers zijn handig maar duur per pagina. Een centrale printer kost meer vooraf maar de toner per pagina is goedkoper. Bedrijven die meer dan 2.000 pagina’s per maand printen verdienen een centrale printer terug binnen 12 maanden.

2. Stel standaard duplex en zwart-wit in

Dubbelzijdig printen halveert papierkosten. Zwart-wit instellen als standaard – medewerkers kiezen bewust voor kleur als het nodig is. Dit ene instelling kan 30% van de tonerkosten schelen.

3. Print-on-demand in plaats van batch-prints

Documenten die niet worden opgehaald kosten geld. Print-on-demand met PIN-code of badge: de printer wacht tot je eraan staat. Verspilling door vergeten prints valt soms op 10-15% van het totaalvolume.

4. Monitor tonerverbruik per afdeling

Meeste moderne printers leveren verbruiksdata. Gebruik die data. Afdeling marketing print 3x meer kleur dan afdeling administratie? Misschien logisch, misschien niet. Je weet het pas als je kijkt.

5. Koop toner slim in (zie ook onze gids over de beste kantooprinters 2026)

Compatible toner van erkende merken werkt prima en kost 30-50% minder dan origineel. Bulk inkopen bespaart verder. Veel bedrijven overstappen van losse aankopen naar een vaste leverancier met voorraadafspraken – dat scheelt administratie en geeft betere prijzen.

Workflow tools voor printbeheer

Software zoals PaperCut, PrinterLogic of Xerox Workplace Suite geeft inzicht in wie wat print en wanneer. Ze laten je ook limieten instellen per gebruiker of afdeling.

Niet elk bedrijf heeft zulke tools nodig. Voor kleine kantoren (onder 10 medewerkers) volstaan de ingebouwde printer-settings. Boven de 20 medewerkers loont dedicated printbeheer-software zichzelf terug.

Hoeveel bespaar je?

Een middelgroot kantoor met 25 medewerkers dat 15.000 pagina’s per maand print:
– Duplex instellen: €600-900 besparing per jaar (papier)
– Zwart-wit als standaard: €800-1.200 per jaar (kleurentoner)
– Compatible toner: €400-700 per jaar
– Totaal mogelijke besparing: €1.800-2.800 per jaar

Dat is zonder nieuwe hardware te kopen.

Veelgestelde vragen over printworkflow

Hoe begin ik met het optimaliseren van onze printworkflow?
Start met data: hoeveel pagina’s print elke printer per maand, hoeveel kleur versus zwart-wit? Die cijfers haal je uit de printerinstellingen of via je IT-afdeling. Pas dan zie je waar de winst zit.

Zijn compatible tonerpatronen betrouwbaar?
Van erkende leveranciers: ja. Ze voldoen aan dezelfde printkwaliteitsnormen. Vermijd de goedkoopste opties van onbekende merken – die kunnen de printer beschadigen.

Heeft printbeheersoftware zin voor kleine bedrijven?
Onder 10 medewerkers meestal niet. De ingebouwde printer-settings en een duidelijk printbeleid zijn voldoende. Boven de 20-25 medewerkers begint dedicated software zichzelf te verdienen.

Wat kost duplex printen extra?
Bijna niets. De meeste moderne laserprinters hebben duplex ingebouwd. Je betaalt alleen iets meer verwerkingstijd per pagina.

Hoe overtuig ik medewerkers om minder te printen?
Maak de kosten zichtbaar. Een overzicht van printkosten per afdeling werkt beter dan een verbod. Mensen passen gedrag aan als ze zien wat het kost.