Toner Kopen voor School: Gids voor Onderwijs

Toner kopen voor school: de complete inkoopgids voor het onderwijs

Scholen behoren tot de grootste printers van Nederland. Van lesmateriaal en toetsen tot rapporten en administratieve documenten: in het onderwijs draait de printer vrijwel de hele dag door. Het gevolg is een fors budget voor toners en andere printersupplies. In deze uitgebreide gids bespreken we hoe scholen slim kunnen inkopen, welke printers en toners het beste passen bij het onderwijs en hoe je de totale printkosten (TCO) omlaag brengt zonder in te leveren op kwaliteit.

Het printvolume op scholen: waar hebben we het over?

Om de juiste inkooopbeslissingen te nemen, is het belangrijk om het printvolume realistisch in te schatten. Scholen printen aanzienlijk meer dan de meeste kantoren, en de pieken zijn voorspelbaar.

Gemiddelde printvolumes in het onderwijs

Een gemiddelde basisschool met 200 tot 400 leerlingen print al snel 5.000 tot 15.000 pagina’s per maand. Op een middelbare school met 1.000 of meer leerlingen kan dat oplopen tot 30.000 tot 50.000 pagina’s per maand. Tijdens tentamenperiodes, rapportvergaderingen en het begin van het schooljaar liggen de volumes nog hoger. Dit hoge volume maakt de keuze voor de juiste toner extra belangrijk, want elke cent per pagina telt bij deze aantallen.

Piekperiodes herkennen

Scholen kennen voorspelbare pieken in het printvolume. Aan het begin van het schooljaar worden roosters, informatiebrochures en lesmateriaal gedrukt. Tijdens toetsweken en tentamenperiodes gaat het volume omhoog door het printen van toetsen en antwoordbladen. Rond rapportperiodes komen daar de rapporten en ouderbriefen bij. Door deze pieken te anticiperen en tijdig extra toners in te slaan, voorkom je dat de printer er op het slechtste moment mee stopt.

Welke printers zijn populair in scholen?

In het onderwijs worden specifieke eisen gesteld aan printers: hoge snelheid, grote papiercapaciteit, betrouwbaarheid en lage kosten per pagina. Hieronder bespreken we de meest gebruikte printermerken in Nederlandse scholen.

hp LaserJet Enterprise en Pro serie

HP is een van de meest gebruikte printermerken in het onderwijs. De LaserJet Enterprise serie is ontworpen voor hoge volumes en biedt snelheden van 40 tot 60 pagina’s per minuut. De LaserJet Pro serie is een goed alternatief voor scholen met lagere volumes of een kleiner budget. HP toners zijn breed verkrijgbaar in zowel originele als compatible varianten, wat de inkoop flexibel maakt.

brother MFC en HL serie

Brother laserprinters zijn zeer populair in het onderwijs vanwege de lage kosten per pagina en de hoge betrouwbaarheid. De MFC-serie combineert printen, scannen, kopieren en faxen in een apparaat, wat ruimte bespaart. De HL-serie is gericht op puur printen en blinkt uit in snelheid en zuinigheid. Brother toners zijn zeer betaalbaar, zeker in compatible uitvoering. Houd er rekening mee dat je bij Brother ook regelmatig de drum moet vervangen.

Xerox en canon voor grotere scholen

Grotere scholen en onderwijsinstellingen gebruiken vaak multifunctionele printers van Xerox of Canon. Deze apparaten zijn gebouwd voor volumes van 50.000 pagina’s per maand en meer. De initiële investering is hoger, maar de kosten per pagina zijn bij deze volumes zeer laag. De toners voor deze printers zijn eveneens verkrijgbaar in compatible varianten.

Bulkbestellen: de sleutel tot kostenbesparing

Voor scholen is bulkbestellen een van de meest effectieve manieren om te besparen op toners. Hieronder leggen we uit hoe je dit slim aanpakt.

Voordelen van bulkaankopen

Bij het bestellen van grote aantallen toners tegelijk profiteer je van staffelkortingen die kunnen oplopen tot 20 of 30 procent. Daarnaast bespaar je op verzendkosten, die bij individuele bestellingen per stuk al snel een paar euro bedragen. Bovendien heb je altijd voorraad, waardoor je nooit in een noodsituatie zit waarbij je een duurdere spoedbestelling moet plaatsen.

Hoeveel toners moet een school op voorraad hebben?

Een vuistregel is om minimaal twee reservetoners per printer in voorraad te hebben, plus extra voorraad voor piekperiodes. Voor een school met vijf laserprinters betekent dat een basisvoorraad van tien cartridges, aangevuld met vijf extra cartridges voor drukke periodes. Maak aan het begin van het schooljaar een inkoopplanning op basis van het verwachte volume per kwartaal.

Inkoopafspraken en raamcontracten

Grotere onderwijsinstellingen kunnen raamcontracten afsluiten met leveranciers voor een vast tarief over een langere periode. Dit geeft prijszekerheid en vaak extra korting. Neem contact op met je leverancier om de mogelijkheden te bespreken. Zelfs zonder formeel contract kun je vaak een afspraak maken voor een lagere prijs bij regelmatige bestellingen.

TCO-berekening: de totale kosten in beeld

De Total Cost of Ownership (TCO) is het totale bedrag dat je gedurende de levensduur van een printer uitgeeft aan aanschaf, toners, drums, onderhoud en energie. Deze berekening is essentieel voor scholen die weloverwogen inkopen willen doen.

Wat telt mee in de TCO?

De TCO van een laserprinter omvat de volgende kostenposten:

• Aanschafprijs printer: De eenmalige investering in het apparaat.
• Tonercartridges: De doorlopende kosten voor toner, de grootste kostenpost.
• Drums: Periodieke vervanging van de beelddromeenheid.
• Onderhoudskits: Fusers, rollen en andere slijtdelen.
• Energie: Stroomverbruik gedurende de levensduur.
• Papier: Hoewel geen supply, wel een relevante kostenpost.

Rekenvoorbeeld voor een school

Stel, een school koopt een HP LaserJet Pro voor 350 euro en print 10.000 pagina’s per maand. Met originele toners van 80 euro per 3.000 pagina’s kost dat 2,67 cent per pagina, oftewel 267 euro per maand aan toner. Per schooljaar van tien maanden is dat 2.670 euro aan toner alleen al.

Met compatible toners van 25 euro per 3.000 pagina’s daalt dat naar 0,83 cent per pagina, oftewel 83 euro per maand. Per schooljaar is dat 830 euro. De besparing bedraagt 1.840 euro per printer per schooljaar. Bij vijf printers in een school is dat een besparing van 9.200 euro per jaar. Dit is geld dat direct ten goede kan komen aan het onderwijs.

Compatible toners in de TCO

Uit de bovenstaande berekening wordt duidelijk dat de keuze voor compatible toners het grootste effect heeft op de TCO. De aanschafprijs van de printer is een eenmalige uitgave, maar toner koop je doorlopend. Door over te stappen op compatible toners verlaag je de TCO met 40 tot 70 procent, afhankelijk van het merk en model.

Kwaliteit en betrouwbaarheid voor het onderwijs

Scholen stellen terecht hoge eisen aan de betrouwbaarheid van hun printapparatuur. Een printer die ermee stopt midden in het printen van tentamens is geen optie. Daarom is het belangrijk om aandacht te besteden aan de kwaliteit van de toners die je inkoopt.

Kies voor gerenommeerde compatible toners

Niet alle compatible toners zijn gelijk. Koop bij een leverancier die gespecialiseerd is in printersupplies en die garantie biedt op de producten. Een goede leverancier test de cartridges op compatibiliteit en kwaliteit voordat ze worden verkocht. Vermijd zeer goedkope toners van onbekende herkomst, want die kunnen vastlopen of streperige afdrukken opleveren.

Testfase invoeren

Als je als school overstapt van originele naar compatible toners, voer dan eerst een testfase in. Bestel een kleine hoeveelheid en test deze in een van je printers gedurende enkele weken. Controleer de printkwaliteit, het aantal pagina’s dat de cartridge oplevert en of er storingen optreden. Pas als je tevreden bent, schaal je op naar bulkaankopen.

Praktische tips voor scholen

Wijs een printverantwoordelijke aan

Stel een medewerker aan die verantwoordelijk is voor het beheer van de printers en de inkoop van supplies. Deze persoon houdt de voorraad bij, plaatst bestellingen op tijd en is het aanspreekpunt bij storingen. Dit voorkomt ad-hoc aankopen en zorgt voor een gestructureerd inkoopproces.

Maak een jaarlijks inkoopplan

Maak aan het begin van het schooljaar een inkoopplan op basis van het verwachte printvolume per kwartaal. Reserveer budget voor piekperiodes en plan bulkbestellingen in op momenten dat de prijzen gunstig zijn. Dit voorkomt budgetoverschrijdingen en zorgt ervoor dat je nooit zonder toner zit.

Overweeg managed print services

Voor grotere scholen en onderwijsinstellingen kan een managed print service (MPS) interessant zijn. Hierbij neemt een dienstverlener het volledige printbeheer over, inclusief de levering van toners en het onderhoud van de printers. Je betaalt een vast bedrag per pagina, waardoor de kosten voorspelbaar zijn. Vergelijk dit bedrag altijd met wat je zelf zou betalen bij los inkopen om te zien of het voordelig is.

Conclusie: slim inkopen voor het onderwijs

Toner kopen voor school vraagt om een doordachte aanpak. Door het printvolume realistisch in te schatten, compatible toners van goede kwaliteit in te kopen en in bulk te bestellen, besparen scholen duizenden euro’s per jaar. Met een goede TCO-berekening maak je inzichtelijk waar de grootste besparingen te behalen zijn. Investeer de bespaarde middelen in wat echt telt: goed onderwijs voor de leerlingen.