Kantoorbenodigdheden Printer Supplies: Checklist

Kantoorbenodigdheden en printer supplies: alles op een rij

Een goed functionerend kantoor draait op meer dan alleen computers en bureaustoelen. De printer is nog altijd een onmisbaar apparaat, en om die soepel te laten draaien heb je de juiste supplies nodig. Maar het gaat verder dan alleen toner: van papier en drums tot onderhoudsmaterialen en reserveonderdelen, er komt meer bij kijken dan je misschien denkt. In dit artikel geven we een compleet overzicht van alle kantoorbenodigdheden rondom je printer, inclusief een handige checklist en een bestelschema om nooit meer zonder te zitten.

De essentials: tonercartridges en inktcartridges

Laten we beginnen bij het begin: de cartridges. Of je nu een laserprinter of een inkjetprinter op kantoor hebt staan, zonder cartridge print je niets.

Tonercartridges voor laserprinters

De tonercartridge is de belangrijkste supply voor elke laserprinter. Tonercartridges bevatten een fijn poeder dat via de drum op het papier wordt aangebracht en door de fuser wordt vastgesmolten. Afhankelijk van het printermodel gebruik je een enkele zwarte cartridge of een set van vier kleuren. Voor kantoorgebruik adviseren we altijd high-yield (XL) cartridges, omdat die een lagere prijs per pagina opleveren bij hoge volumes.

Populaire merken op kantoor zijn onder andere HP en Brother. Beide merken bieden betrouwbare printers met een groot aanbod aan zowel originele als compatible toners. Compatible toners zijn een uitstekende manier om de printkosten op kantoor te drukken zonder in te leveren op kwaliteit.

Inktcartridges voor inkjetprinters

Hoewel laserprinters steeds populairder worden op kantoor, staan er op veel werkplekken ook nog inkjetprinters. Deze worden vaak gebruikt voor het printen van foto’s, marketingmateriaal of documenten waar kleurweergave belangrijk is. Inktcartridges zijn verkrijgbaar in standaard en XL-formaat, en ook hier geldt dat compatible varianten een aanzienlijke besparing opleveren.

Drums: het vergeten vervangonderdeel

Veel kantoormedewerkers weten niet dat hun laserprinter naast toner ook een drum bevat die periodiek vervangen moet worden. De drum is het onderdeel dat het beeld van de computer vertaalt naar het papier door middel van een elektrostatisch proces.

Wanneer moet de drum vervangen worden?

Een drum gaat doorgaans twee tot vier keer langer mee dan een tonercartridge. Afhankelijk van het model en het printvolume betekent dat een levensduur van 12.000 tot 50.000 pagina’s. Tekenen dat je drum aan vervanging toe is, zijn onder andere strepen op de afdrukken, vlekken die steeds op dezelfde plek terugkomen en een algehele afname van de printkwaliteit. De printer geeft meestal ook een melding wanneer de drum het einde van zijn levensduur nadert.

Drum apart of geintegreerd?

Bij sommige printers, zoals veel HP-modellen, is de drum geintegreerd in de tonercartridge. Je vervangt dan automatisch de drum wanneer je een nieuwe toner plaatst. Bij andere printers, vooral van Brother, is de drum een apart onderdeel dat je los vervangt. Dit is op de lange termijn vaak voordeliger, omdat de drum langer meegaat dan de toner en je niet elke keer ook de drum weggooit.

Papier: meer dan een bijzaak

Het lijkt zo simpel, maar de keuze voor het juiste papier maakt een groot verschil in de printkwaliteit en de levensduur van je printer.

Standaard kopieerpapier

Voor dagelijks kantoorwerk volstaat standaard kopieerpapier van 80 gram per vierkante meter. Dit is het meest gebruikte papiertype en is verkrijgbaar in grote hoeveelheden tegen een lage prijs. Koop papier in dozen van 2.500 vel (vijf pakken van 500 vel) voor de beste prijs per vel.

Zwaarder papier voor speciale toepassingen

Voor presentaties, offertes en correspondentie die indruk moet maken, kun je kiezen voor zwaarder papier van 100 of 120 gram. Dit voelt steviger aan en geeft een professionelere uitstraling. Let erop dat je printer geschikt is voor het gekozen gewicht; de meeste kantoorprinters ondersteunen papier tot 160 gram.

Speciaal papier

Afhankelijk van je kantooractiviteiten heb je mogelijk ook speciaal papier nodig, zoals etikettenvellen voor het printen van adresstickers, enveloppen in verschillende formaten, transparanten voor presentaties of fotopapier voor marketingmateriaal. Zorg dat je altijd een kleine voorraad van deze specialiteiten hebt, zodat je niet overvallen wordt door een onverwacht verzoek.

Onderhoudsmaterialen en reserveonderdelen

Een goed onderhouden printer gaat langer mee en levert consistent goede afdrukken. Hieronder vind je een overzicht van de onderhoudsmaterialen die je op kantoor beschikbaar moet hebben.

Fusers en onderhoudskits

De fuser is het verwarmingselement dat de toner op het papier smelt. Na 100.000 tot 200.000 pagina’s kan de fuser aan vervanging toe zijn. Onderhoudskits bevatten naast een fuser vaak ook vervangende rollen en andere slijtdelen. Bij printers die intensief worden gebruikt, is het verstandig om een onderhoudskit op voorraad te hebben.

Reinigingsmaterialen

Regelmatig reinigen van je printer verlengt de levensduur en verbetert de printkwaliteit. Gebruik een pluisvrije doek om stof en tonersporen te verwijderen. Voor de papierinvoer en rollen bestaan speciale reinigingsvellen die je door de printer haalt om ophopingen te verwijderen. Een blikje perslucht is handig om stof uit moeilijk bereikbare plekken te blazen.

Nietcassettes en hechtonderdelen

Multifunctionele printers met een afwerkingseenheid gebruiken nietcassettes om documenten automatisch te nieten. Als je printer deze functie heeft, zorg dan dat je altijd een reserve nietcassette op voorraad hebt. Er is weinig frustrerender dan een printer die stopt met nieten midden in een grote printopdracht.

De complete kantoorchecklist voor printer supplies

Hieronder vind je een overzichtelijke checklist van alle printer-gerelateerde kantoorbenodigdheden die je op voorraad moet hebben. Print deze checklist uit en hang hem bij de printer op kantoor.

Verbruiksartikelen

• Tonercartridges (zwart en eventueel kleur) – minimaal 1 reserve per kleur
• Inktcartridges (indien van toepassing) – minimaal 1 reserve per kleur
• Drumunit – minimaal 1 reserve
• Kopieerpapier A4, 80 grams – minimaal 2 dozen (5.000 vel)
• Zwaarder papier 100-120 grams – minimaal 1 pak (500 vel)
• Etikettenvellen – minimaal 1 pak
• Enveloppen diverse formaten – voorraad voor 2 maanden

Onderhoudsartikelen

• Onderhoudskit of fuser (bij hoge volumes)
• Reinigingsvellen voor papierpad
• Pluisvrije doeken
• Perslucht in spuitbus
• Nietcassettes (indien van toepassing)

Overige kantoorbenodigdheden rondom de printer

• USB-kabels of netwerkkabels als reserve
• Papierlade-extensies (indien beschikbaar voor je model)
• Printserver of wifi-adapter (voor oudere printers zonder netwerkfunctie)

Het ideale bestelschema voor kantoor

Om nooit zonder supplies te zitten en tegelijkertijd niet te veel voorraad aan te houden, is een bestelschema essentieel. Hieronder een voorstel voor een efficiënt inkoopritme.

Wekelijks

Controleer de papiervoorraad en vul aan waar nodig. Papier is goedkoop en neemt weinig ruimte in, dus houd altijd een ruime voorraad aan.

Maandelijks

Controleer de tonerniveaus van alle printers. De meeste printers geven het geschatte tonerniveau aan via het bedieningspaneel of de bijbehorende software. Bestel nieuwe toners zodra het niveau onder de 25 procent komt, zodat je nieuwe cartridge ruim voor het opraken van de oude wordt geleverd.

Per kwartaal

Voer een uitgebreidere controle uit. Controleer de staat van de drums, reinig de printers grondig en evalueer of het printvolume overeenkomt met je verwachtingen. Pas je inkoopplanning aan als het volume is toe- of afgenomen. Dit is ook een goed moment om prijzen te vergelijken en eventueel van leverancier te wisselen als er betere deals beschikbaar zijn.

Halfjaarlijks

Evalueer de algehele staat van je printers. Zijn er modellen die regelmatig storingen vertonen? Zijn er printers die nauwelijks gebruikt worden en wellicht overbodig zijn? Een halfjaarlijkse evaluatie helpt je om je printerpark efficient te houden en onnodige kosten te voorkomen.

Besparen op kantoor printer supplies

Tot slot nog enkele praktische bespaartips specifiek voor het kantoor.

Kies compatible cartridges

Door over te stappen van originele naar compatible toners en inktcartridges bespaar je 40 tot 70 procent op je cartridgekosten. Bij het volume dat een gemiddeld kantoor print, loopt dit op tot honderden of zelfs duizenden euro’s per jaar.

Implementeer een printbeleid

Stel regels op voor het printgedrag op kantoor. Denk aan standaard dubbelzijdig printen, zwart-wit als standaard (kleur alleen wanneer nodig), en het ontmoedigen van het printen van e-mails en webpagina’s. Een printbeheersysteem dat bijhoudt wie wat print, maakt medewerkers bewuster van hun printgedrag.

Centraliseer de inkoop

Laat de inkoop van printer supplies door een persoon of afdeling verzorgen. Dit voorkomt dat verschillende medewerkers op verschillende plekken bestellen, waardoor je staffelkortingen misloopt en geen overzicht hebt van de totale uitgaven. Centralisatie leidt tot betere deals en minder verspilling.

Conclusie: een goed voorbereide kantoorprinter draait probleemloos

Kantoorbenodigdheden voor de printer gaan veel verder dan alleen toner. Door een compleet overzicht te hebben van alles wat je nodig hebt, een checklist te hanteren en een vast bestelschema te volgen, voorkom je onverwachte stilstand en onnodige kosten. Combineer dit met de keuze voor compatible supplies en een bewust printbeleid, en je kantoor draait soepel zonder dat het printbudget uit de hand loopt.